e-Arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

Günümüzde oldukça yaygınlaşan elektronik ortamdan yapılan işlemlere faturalama sisteminin de dahil olmasıyla e-Arşiv Fatura uygulaması e-Dönüşüm ürünleri arasında en sık kullanılan uygulamalardan biri haline geldi. Peki, e-Arşiv Fatura nedir? Nasıl kesilir ve kimler için zorunludur?

e-Arşiv Nedir?
e-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen faturanın elektronik ortama taşınmasını, muhafaza edilmesini ve gerekli durumlarda ibraz edilmesini sağlar. e-Arşiv kullanıcısı olmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? İptal Edilebilir mi?
e-Arşiv Fatura’nın kesilmesi için kullanılan yöntemler e-Fatura’daki ile aynıdır. GİB Portalı üzerinden işlem gerçekleştirilebilir. Özel entegratör kullanımı ile de fatura kesimi yapılabilir. Bu sayede faturanın saklanması, alıcıya iletilmesi, üzerine logo ve imza görseli eklenmesi gibi kolaylıklara sahip olunur. Ayrıca, işletmeler kendi bilgi sistemlerini geliştirerek de bu işlemi gerçekleştirilebilir.

Kağıt faturada olduğu gibi itiraz ve iptal imkanı vardır. e-Arşiv Fatura’lar düzenlenip, alıcıya iletildikten sonra iptal edilebilir. Bunun için faturanın iletildiği alıcı tarafından, belgenin resmileştiği tarihten itibaren 7 gün içinde reddedilmesi gerekir.

Kimler e-Arşiv Fatura Kesilebilir?
e-Fatura’lar yalnızca kullanıcısına kesilip gönderilebilmektedir. Ancak, e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere kesilebilir ve gönderilebilir. e-Fatura ve e-Arşiv geçişi tamamlandıktan sonra e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilere e-Arşiv Fatura gönderilebilir. e-Arşiv Fatura’ların ikinci nüshası dijital ortamda muhafaza edilmek ve gerektiğinde ibraz edilmek zorundadır.

e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanmak için GİB tarafından belirlenen esasları uygulamak gerekir. Bunlar, 509 Numaralı VUK Genel Tebliği çerçevesinde belirlenmiş aşağıdaki şartları kapsar:

* e-Fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenlenen faturalar 509 Numaralı VUK Genel Tebliği kapsamında e-Fatura olarak oluşturulur, iletilir, saklanır ve ibraz edilir.
* 509 Numaralı Genel Tebliğ ile e-Fatura uygulamasına kaydı bulunmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv Fatura kesilir.
* Vergi mükellefi olmayanlar e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturulur.

e-Arşiv Fatura ve e-Fatura’nın Farkları Nelerdir?
e-Arşiv kulağa ilk geldiği haliyle bir saklama ürünü değil bir e-Fatura türüdür. İki fatura türü arasındaki en önemli fark gönderimi noktasında ortaya çıkmaktadır. e-Fatura, karşılıklı e-Fatura sistemine dahil firmalar arasında kapalı devre sistemsel olarak alınıp gönderilebilirken, e-Arşiv alıcısına kağıt çıktı, e-posta ya da sms olarak gönderilebilmektedir. e-Fatura’da GİB faturanın gönderimi sırasında saniyeler içinde bilgilendirilirken, e-Arşiv Fatura’da günlük raporlarla bilgilendirilmektedir. e-Fatura’da kağıt baskı alınamaz fakat e-Arşiv Fatura’da dilediğiniz zaman çıktı alabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Sistemine Geçmek Zorunlu mudur?
Zorunlu veya gönüllü olarak e-Fatura sistemine geçen firmaların, en geç e-Fatura’ya geçiş tarihlerinde e-Arşiv Fatura sistemine de geçmeleri gerekmektedir. VUK tebliğine göre, 2021 ve sonraki yıllarda cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-Fatura sistemine geçmesi gerekir. e-Fatura ile birlikte e-Arşiv uygulamasına da geçilmelidir. Bu şekilde kağıt fatura düzenleme süreci sona ermiş olur.

e-Arşiv Fatura Çözümleri için İhtiyacınız: QNB eFinans
Bulut tabanlı “QNB eFinans Portal”imiz aracılığıyla tek bir platform üzerinden, tüm e-Arşiv Fatura süreçlerinizi internet erişimizinin olduğu her yerden kolayca yönetebilirsiniz! QNB eFinans ile e-Arşiv Fatura’larınızı URL olarak paylaşabilir, e-posta ve SMS ile e-Arşiv fatura gönderebilirsiniz. İstediğiniz anda tüm faturalarınızın arşivine ulaşabilirsiniz. 7/24 kesintisiz müşteri desteğimiz, whatsapp ve webchat dijital asistanımız ile tüm e-Dönüşüm süreçlerinizde yanınızdayız. Avantajlı QNB eFinans ürün ve hizmetlerinden yararlanmak için buraya tıklayın, sizi arayalım!