e-Arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

Günümüzde oldukça yaygınlaşan elektronik ortamdan yapılan işlemlere faturalama sisteminin de dahil olmasıyla e-Arşiv Fatura uygulaması e-Dönüşüm ürünleri arasında en sık kullanılan uygulamalardan biri haline geldi. Peki, e-Arşiv Fatura nedir? Nasıl kesilir ve kimler için zorunludur?

e-Arşiv Nedir?
e-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen faturanın elektronik ortama taşınmasını, muhafaza edilmesini ve gerekli durumlarda ibraz edilmesini sağlar. e-Arşiv kullanıcısı olmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? İptal Edilebilir mi?
e-Arşiv Fatura’nın kesilmesi için kullanılan yöntemler e-Fatura’daki ile aynıdır. GİB Portalı üzerinden işlem gerçekleştirilebilir. Özel entegratör kullanımı ile de fatura kesimi yapılabilir. Bu sayede faturanın saklanması, alıcıya iletilmesi, üzerine logo ve imza görseli eklenmesi gibi kolaylıklara sahip olunur. Ayrıca, işletmeler kendi bilgi sistemlerini geliştirerek de bu işlemi gerçekleştirilebilir.

Kağıt faturada olduğu gibi itiraz ve iptal imkanı vardır. e-Arşiv Fatura’lar düzenlenip, alıcıya iletildikten sonra iptal edilebilir. Bunun için faturanın iletildiği alıcı tarafından, belgenin resmileştiği tarihten itibaren 7 gün içinde reddedilmesi gerekir.

Kimler e-Arşiv Fatura Kesilebilir?
e-Fatura’lar yalnızca kullanıcısına kesilip gönderilebilmektedir. Ancak, e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere kesilebilir ve gönderilebilir. e-Fatura ve e-Arşiv geçişi tamamlandıktan sonra e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilere e-Arşiv Fatura gönderilebilir. e-Arşiv Fatura’ların ikinci nüshası dijital ortamda muhafaza edilmek ve gerektiğinde ibraz edilmek zorundadır.

e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanmak için GİB tarafından belirlenen esasları uygulamak gerekir. Bunlar, 509 Numaralı VUK Genel Tebliği çerçevesinde belirlenmiş aşağıdaki şartları kapsar:

* e-Fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenlenen faturalar 509 Numaralı VUK Genel Tebliği kapsamında e-Fatura olarak oluşturulur, iletilir, saklanır ve ibraz edilir.
* 509 Numaralı Genel Tebliğ ile e-Fatura uygulamasına kaydı bulunmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv Fatura kesilir.
* Vergi mükellefi olmayanlar e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturulur.

e-Arşiv Fatura ve e-Fatura’nın Farkları Nelerdir?
e-Arşiv bir saklama ürünü değil, bir e-Fatura türüdür. İki fatura türü arasında ise gönderilen kişi ve gönderim şekli gibi önemli farklar bulunur. Söz konusu farklar şu şekildedir:

e-Arşiv Fatura ve e-Fatura Arasındaki Farklar

e-Arşiv Fatura Sistemine Geçmek Zorunlu mudur?
Zorunlu veya gönüllü olarak e-Fatura sistemine geçen firmaların en geç e-Faturaya geçiş tarihlerinde e-Arşiv Fatura sistemine de geçmeleri gerekir. VUK tebliğine göre yıllık cirosu 2022 veya sonraki hesap dönemlerinde 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin, ilgili hesap dönemini izleyen temmuz ayı itibarıyla e-Faturaya geçmeleri zorunludur.

e-Arşiv Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
e-Arşiv Fatura sistemi hakkında daha detaylı bilgiler için “e-Arşiv kimlere kesilir ve e-Arşiv kaç günde kesilir?” gibi sık sorulan sorulara cevap verelim.

e-Arşiv Fatura İçin e-Fatura Gerekli mi?
e-Arşiv Fatura kesmek için e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu yoktur. İşletmeler, zorunlu durumlarda veya isteğe bağlı olarak GİB Portal sistemi üzerinden ve e-Fatura kullanıcısı olmadan e-Arşiv Fatura kesebilir.

e-Arşiv Faturası İçin Mali Mühür Gerekli mi?
e-Fatura sistemine geçiş yapılmadan kesilen e-Arşiv Faturaları için mali mühür gerekmez. Aynı şekilde GİB Portal üzerinden e-Arşiv düzenlemek için de mali mühre gerek yoktur. Mali mühür, e-Fatura sistemine geçiş için gereklidir.

e-Arşiv Fatura Kimlere Kesilir?
e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine dahil olmayan kişi ve kurumlara kesilir. Yani bireysel tüketicilere yapılan satışlar için e-Arşiv kesilir. Alıcının işletme olduğu fakat e-Fatura mükellefi olmadığı durumlarda da kesilmesi gereken fatura e-Arşivdir.

e-Arşiv Fatura Kaç Gün İçinde Kesilmelidir?
e-Arşiv Fatura, satışın yapıldığı anda kesilmelidir. Satış anında kesilmeyen e-Arşiv Faturaları için 7 günlük süre bulunur. 7 gün içinde kesilen bu faturalarda geriye dönük satış tarihine de yer verilmelidir.

e-Arşiv Fatura Çözümleri için İhtiyacınız: QNB eFinans
Bulut tabanlı “QNB eFinans Portal”imiz aracılığıyla tek bir platform üzerinden, tüm e-Arşiv Fatura süreçlerinizi internet erişimizinin olduğu her yerden kolayca yönetebilirsiniz! QNB eFinans ile e-Arşiv Fatura’larınızı URL olarak paylaşabilir, e-posta ve SMS ile e-Arşiv fatura gönderebilirsiniz. İstediğiniz anda tüm faturalarınızın arşivine ulaşabilirsiniz. 7/24 kesintisiz müşteri desteğimiz, whatsapp ve webchat dijital asistanımız ile tüm e-Dönüşüm süreçlerinizde yanınızdayız. Avantajlı QNB eFinans ürün ve hizmetlerinden yararlanmak için buraya tıklayın, sizi arayalım!