e-Belge Nedir? Çeşitleri Nelerdir?

e-Belge Nedir?
İş akışlarının her geçen gün dijitalleşmesi sonucunda karşımıza çıkan; bilgilerin elektronik ortamlarda düzenlenmesini, depolanmasını hatta paylaşılmasını sağlayan dijitalleşme süreçleri, özel sektörde olduğu gibi kamuda da sıkça tercih edilmektedir.

Dijital dönüşüm süreci kapsamında, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından uygulamaya geçirilen e-Belge, elektronik belgelerin tümüne verilen addır. Bu belgeler;

• e-Fatura,
• e-Arşiv Fatura,
• e-İrsaliye,
• e-Defter,
• e-Bilet,
• e-Serbest Meslek Makbuzu (SMM),
• e-Müstahsil Makbuzu

e-Belge mükellefleri, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen düzene göre ve GİB’in belirlediği programlar aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir.

GİB tarafından hayata geçirilen e-Dönüşüm uygulamaları ile birçok işletme e-Belge uygulamasına geçiş yaptı. Geçiş yapan işletme sayısının her geçen gün artış gösterdiği e-Belge uygulaması, kuruluşlara; verimlilik, optimizasyon, otomasyon ve süreç yönetimi gibi kritik alanlarda büyük faydalar sağlamaktadır.

Özellikle resmi işlemlerin internet ortamına taşınmasını sağlamanın yanı sıra birçok işlemi pratik hale getirip süreçlerin hızlı ilerlemesini sağlar.

Elektronik belge (e-belge) oluşturmak, mükelleflere birçok avantaj sağlar. Bu avantajlar aşağıdaki gibi listelenebilir:

• Oldukça pratik bir şekilde; e-Fatura, e-İrsaliye, e-SMM vb. elektronik belgeleri kesmeniz ve ilgili alıcıya iletmeniz mümkündür. Klasik belgelerin düzenlenip gönderilmesi birkaç gün sürebiliyorken, e-Belge size büyük bir zaman kazandırır.
• e-Belge uygulaması sayesinde kağıt ve mürekkep gibi ihtiyaçlarınızı ortadan kaldırıp, işlemlerinizi doğaya zarar vermeden tamamlayabilirsiniz.
• e-Belgelerin saklanması için fiziksel bir alan gerekmez. Belgeler elektronik ortamda saklandığı için fiziksel bir zarar görmeleri mümkün değildir.
• Belgeleri elektronik ortamda gönderdiğiniz için kargo bedeli veya kaybolması gibi olumsuzluklarla karşılaşmazsınız. Ayrıca belgeniz tek tıkla iletilir.
• Belgelerde bulunan olası hataları düzenlemeniz çok daha kolaydır.

e-Belge, oldukça geniş bir kavramdır. İçerisinde ise birçok elektronik belge çeşidini barındırır. e-Belge çeşitleri aşağıdaki gibi listelenebilir:

En yaygın olan elektronik belge çeşitlerinden bir tanesi de e-Fatura’dır. Günlük yaşantımızda yaptığımız alışverişlerden sonra oluşturulan faturanın elektronik versiyonudur.

Klasik faturalarda olduğu gibi satışı gerçekleşen ürün veya hizmete, alıcı ve satıcıya ait detaylı bilgiler içerir.

e-Fatura'ya geçiş yapmak istiyorsanız, QNB eFinans ürünlerinden ihtiyaçlarınız doğrultusunda en avantajlı paketi seçebilir; uygun fiyatlara, hızlı ve kolayca e-Dönüşüm Ürünleri üzerinden başvurabilirsiniz.

Temel anlamda e-Fatura ile aynı özelliklere sahiptir. Ancak e-Arşiv Fatura e-Faturadan farklı olarak, alıcı tarafın hangi sisteme dahil olduğu fark etmeksizin gönderilebilir.

Serbest Meslek Makbuzu, serbest meslek sahiplerinin; kazançlarını bildirdiği, vergilendirme, takip ve kayıt için ilettiği belgeye verilen isimdir. e-Serbest Meslek Makbuzu ise bu belgelerinin elektronik ortamda oluşturulduğu ve ibraz edildiği versiyonudur.

e-İhracat faturası da e-Faturanın bir türüdür. İhracat işlemleri için oluşturulan faturanın elektronik ortamda kullanılan versiyonudur. Özellikle günümüz ihracat işlemlerinin büyük bir kısmında e-İhracat faturası kullanılır.

e-İrsaliye, satış gerçekleştikten sonra düzenlenen irsaliyenin elektronik versiyonudur. Satışı yapılan bir ürün veya hizmetin teslimine ait bilgileri içeren belgeye verilen isimdir. e-İrsaliyeyi kullanabilmek için e-Fatura kullanıcısı olmak zorunludur.

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında mükellefler tarafından tutulan defterlerin, elektronik ortamda hazırlanan versiyonudur. e-Defter oluşturabilmek için ilgili bakanlıklarca belirlenen birtakım şartlara dikkat etmek gerekir.

Gider pusulası, defter tutan işletmelerin defter tutmayan işletmelerden yapılan satın alma işlemlerini ifade etmek için kullanılır. e-Gider Pusulası ise bahsi geçen işlemlerin elektronik ortamda düzenlenmesidir.

GİB’in yaptığı son açıklama ile birlikte e-Belge mükelleflerinin kapsamı genişletilmiştir. e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve e-İrsaliye kesmek zorunda olan işletmeler e-Belge mükellefleri kapsamına girmektedir.

509 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu tebliğinde yapılan değişikliklerle göre;

2021 dönemi için 4 milyon, 2022 ve sonrası dönemlerde 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin, e-faturaya geçişleri zorunlu hale gelmişken,

Tebliğ kapsamında; e-ticaret, turizm ve otel işletmeleri, araç alım satım ve kiralama şirketleri, emlak ve gayrimenkul sektörleri için 2021 yılı içerisinde yıllık cironun 1 Milyon TL, 2022 dönemi için 500 Bin TL ve üzeri olması durumunda,

• 1 Temmuz 2022 itibariyle e-Fatura
• 1 Temmuz 2022 itibariyle e-Arşiv
• 1 Ocak 2023 tarihinden itibaren e-Defter
• 1 Ocak 2023 tarihinden itibaren e-Defter Saklama

e-Dönüşüm sürecini başlayanlar için e-Belge düzenleme süreci aşağıdaki gibi ilerler:

• Gönüllü veya zorunlu olması farketmeksizin, e-Belge mükellefi olan işletmelerin; GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon olmak üzere 3 alternatiften oluşan başvuru süreçleri bulunur.
• İşletmeler, kendileri için en doğru bulduğu alternatifi seçerek başvuru işlemlerini tamamlayabilir.
• Örneğin; e-Fatura oluştururken, faturanın düzenlenme tarihi, belge numarası, malların irsaliye numarası, teslim tarihi, e-faturayı düzenleyenin ve müşterinin adı, soyadı, ticaret unvanı, vergi kimlik numarasının belirtilmesi gerekir.
• GİB’in belirlemiş olduğu standartlara uyarak e-Belge hazırlanması oldukça önemlidir.
• Mükellefin hazırlamış olduğu e-Belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir.
• Düzenlenen e-Belgenin kontrolünü yine GİB üzerinden gerçekleştirmeniz mümkündür.

e-Belge düzenlerken dikkat edilmesi gereken noktalar e-Belge çeşidine göre değişiklik gösterebilir. Her e-Belge türü için ilgili bakanlıklar tarafınca belirlenen bazı standartlar vardır. Bahsi geçen standartlar uygulanmadığı takdirde, usulsüzlük cezası ödenmesi gerekebilir. Standartlar dönem dönem değişiklik gösterse de gelişmeleri takip etmek oldukça önemlidir. Usule uygun hazırlanmamış e-Belgeler işleme alınmaz ve geçersiz sayılır.

e-Belgeler özellikle; muhasebe, finans ve vergilendirme süreçlerinde kullanılan bir kavramdır. Dijitalleşme süreçlerinin iş yaşantımıza kattığı sistemler bütünüdür.

Vergi hukuku kapsamında zorunlu olan birçok belge, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kararı doğrultusunda elektronik ortamda tutulmaktadır. Bu dijital dönüşüm ile birlikte; muhasebe kayıtları, faturalar, gider makbuzları gibi birçok resmi belgenin dijital ortama aktarılması ve saklanması zorunluluğu getirilmiştir.

Günümüzde birçok alanda karşılaştığımız e-Belge, özellikle aşağıda listelenen sektörlerde aktif olarak kullanılmaktadır;

• İlgili bakanlık ve belediyelerden yatırım veya işletme belgesi talep eden otel işletmeleri,
• İnşaat, imalat motorlu taşıt, gayrimenkul, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapan işletmeler,
• E-Ticaret işletmeleri,
• Brüt satışı 2021 yılında 4 Milyon TL, 2022 yılı ve sonrası için 3 Milyon TL ve üzeri olan tüm vergi mükellefleri tarafından kullanılmak zorundadır.

QNB eFinans, e-Dönüşüm sürecinde ihtiyacınız olan tüm hizmetleri sağlayarak işletmenizin dijitalleşmesine katkıda bulunuyor. Uzman ekipler tarafından yönetilen süreçler, yeni mevzuata uygun şekilde e-Belge’lerinizi hazırlamanıza, kaydetmenize ve ibraz etmenize olanak sağlıyor. Sizlere de yalnızca işletmenize odaklanarak tüm iş süreçlerinizi daha verimli bir şekilde ilerletmek kalıyor.

QNB eFinans ile işlerinizi dijitale taşımak, e-dönüşüm hakkında bilgiler almak ve dijital dünyaya kolayca geçiş yapmak için bizimle iletişime geçmeyi unutmayın!

Bir sonraki içeriğimizde görüşmek dileğiyle.