e-Defter’leri Doğru Usulle Saklamak

e-Defter’de tebliğler, diğer e-belgelere göre daha az sıklıkta köklü değişiklik gerektirmiş ve 28141 sayılı Resmî Gazete'de 13/12/2011 tarihinde yayınlanan 1 no’lu e-Defter Genel Tebliğ uzun bir süre genel yasal çerçeveyi oluşturmuştur. Bununla beraber geçmiş dönemde içsel veya yasal sebeplerle faaliyetleri gözlem altına alınan firmalarda denetim kaynağı olması gereken e-defterlerin sadece beratlarının denetim erki GİB tarafında bulunması sebebiyle, bu bulunamayan e-defterlere dair bazı yasal tedbirler alınması gerekmiştir. Bu tedbirlerin yasal dayanağı da 19/10/2019 tarih ve 30923 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 1 no’lu e-Defter Genel Tebliği’nde Değişiklik Yapılmasına Dair 3 no’lu Tebliğ’le sağlanmıştır.

3 no’lu Tebliğ’e göre; e-Defter dosyaları, yani; kayıtlardan oluşturulan elektronik yevmiye defteri ve kebir defteri yanı sıra bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil elektronik kopyaları, her ay için gruplanarak, gizli ve güvenli olacak suretle bu dosyalar, e-Defter saklama teknik ve güvenlik standartlarına uygun yeterliliğe sahip ve GİB’den bu hususta izin alan özel entegratör sistemlerinde tutulmalıdır. Aynı şekilde GİB bilgi işlem sistemlerinde de tutulabileceğine dair yasal metin bu Tebliğ’de yer almakta. Burada esas olan mükelleflerin kendi sistemleri veya bu konuda lisanslanmamış kurumların sistemlerinde bu verileri muhafaza etmesinin uygunsuz olduğudur.

Tebliğ gereği, 01/01/2020 tarihinden itibaren e-defter dosyalarının en az 10 yıl 3 no’lu Tebliğ kurallarına uygun alan ve standartlarda muhafaza edilmesi zorunludur. Ancak bu tebliğe rağmen uzun bir süredir buna uygun saklamanın nasıl yapılacağına dair bir netlik mevcut değildi.

Saklama Duyurusu
GİB tarafından 09/10/2020’de www.edefter.gov.tr adresinde yer alan duyuru ile 3 no’lu e-Defter Tebliği’nin 4.4. bölümünde yer alan düzenlemeye uygun e-Defter dosyaları ikincil kopyalarının GİB bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunluluğu getirilmiştir. İleri tarihte bir duyuruyu da bu gerekliliği GİB sistemlerine aktarmadan sadece özel entegratör sistemlerinde saklama seçeneği için de bekliyoruz.

e-Defterlerin saklanması vergisel ve muhasebesel hesap verebilirlik içerisinde önemli bir husustur. 1 No’lu e-Defter Tebliği’nde belirtildiği gibi bu saklama elektronik ortamda olmak zorunda. Kimi zaman denetim aşamasında bu defterlerin PDF dosya tipinde veya çıktı olarak istendiğini duysak da denetlenecek asıl verinin dijital olarak kodlanması GİB kurallarına uygun olan (XBRL) e-Defterler ile mümkündür.

Ocak 2020 ayına dair e-defterler ve sonrası, bir süredir QNB eFinans tarafından bulut sistemleri marifetiyle muhafaza edilip GİB ikincil saklama sistemlerine gönderilebilmektedir.

Yükümlülükleri doğru yoldan gerçekleştirmek
Geçmişte piyasada bir kolaylık gibi görülüp uygulanan yevmiye kayıtlarının e-Defter yazılımına aktarıldıktan sonra bu yazılım veya uygulama içinde düzeltilmesi veya Excel tablolarında düzeltmeler yapılarak e-defterlerin yeniden yapılmasından gelen gizli bir tehlike daha da büyümüştür. Muhasebe veri kaynağında yapılmayan ve resmî olmayan bu düzeltmeler ileri tarihlerde denetim durumlarında zorunlu saklanan ikincil kopyalarla firma tarafından sonradan geriye dönüp tekrar üretilecek e-defterler arasında fark doğurabilir. Yani; resmî olarak oluşturulup kriptolanmış dosyaların içeriği ve şifreleme kodu uyum göstermeyecektir. Bu uyumsuzluk da denetlenen mükellefi şüphe altına sokacak ve bu kısa yolun seçilmesi işletmeye daha büyük bir denetim ve Vergi Usul Kanunlarında öngörülmüş defter cezalarına mâl olacaktır. Bu sebeplerle bir çok yazılım evi muhasebe sistemlerinde e-Defter beratları GİB’e iletildikten sonra o aya dair muhasebe kayıtlarını top yekûn kilitleme olanağı sağlayarak işletmeye bu riskten korunma imkânı da sağlamaktadır. QNB eFinans ile sakladığınız ve GİB’e aktardığınız e-defter dosyalarına kaynak oluşturan muhasebe yazılımındaki kayıtların ikincil saklama değil hatta e-defter beratlarının imzalanıp GİB’e gönderildiği öncül aşama itibariyle kilitlenip değiştirilemez halde olmasına dikkat edilmelidir.

Özel Bir Hatırlatma Yapalım
Zorunluluk şartı mevcut sebze ve meyve tüccarları için aslında 31/01/2020’den beri, 509 No'lu VUK Genel Tebliği’yle beraber 5957 sayılı Kanun şartlarındaki, yaş sebze ve meyve ticareti yapan komisyoncu ve tüccar mükelleflere tek seferde tüm aktif e-dönüşüm uygulamaları olan e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Müstahsil Makbuzu’na geçilmesi gerekliliği olduğu gibi, e-Defter’e de top yekûn bir geçiş zorunluluğu gelmişti. Bu durumda, bu meslek grubu da zorunlu saklamanın bir konusu haline gelmekte.

Doğru Saklama Yöntemi
e-Defter İkincil Saklama yükümlülüğünüzü QNB eFinans sistemleri aracılığıyla kolaylıkla yerine getirebilir, takip edebilirsiniz.

Dilerseniz, ikincil saklama yükümlülüğünüzü sağlamak için QNB eFinans’ı yetkilendirmeden GİB sitesinden indireceğiniz program ile manuel de gerçekleştirebilirsiniz. Bu yöntemi tercih ettiğiniz takdirde Program kurulumu, bakımı gibi süreçlerin tarafınızdan takip edilmesi gerektiğini hatırlatmak isteriz.

• 2020 yılı Ocak, Şubat ve Mart e-Defter dosyaları 12/02/2021’e kadar,
• 2020 yılı Nisan, Mayıs ve Haziran e-Defter dosyaları 15/02/2021’e kadar,
• 2020 / Temmuz – Ağustos - Eylül e-Defter dosyaları 15/03/2021’e kadar,
• 2020 Ekim ve Kasım e-Defter dosyaları 15/04/2021’e kadar yüklenmelidir.
• 2020 Aralık ayı e-Defter dosyaları ise, şahıs mükellefler için 15/04/2021’e kadar, tüzel mükellefler için 17/05/2021’e kadar

2020 yılı defterlerinin yüklenmesi sonrasında yükleme takvimi artık net bir düzene oturacaktır. Bilindiği üzere; e-Defter beratlarının GİB’e gönderimleri tercihe göre aylık veya 3 aylık (geçici vergi takvimine göre) yapılabilmektedir. e-Defter beratlarının GİB’e son yükleme tarihi üzerinden takip eden 15. güne kadar e-Defter ikincil saklama işlemelerinin tamamlanması gerekmektedir (e-Defter beratlarının yüklenmesinde olduğu gibi, ikincil saklama son tarihleri de resmi tatil ve haftasonuna denk geldiği takdirde bir sonraki iş gününe atacak şekilde GİB tarafından planlanmıştır). Detaylı takvime e-Defter saklama kılavuzundan ulaşabilirsiniz.

Siz de QNB eFinans sistemleri aracılığıyla e-Defter dosyalarınızın İkincil Kopyalarının GİB’e aktarımını kolaylıkla, ücretsiz olarak yapabilirsiniz.