e-İmza Nedir? Ne İşe Yarar?

Elektronik imza, tıpkı ıslak imzalarda olduğu gibi imza sahiplerinin bir belgenin şartlarını onaylamasını veya kabul etmesini sağlar. Elektronik imza esas olarak, imzalayanın kimliğini doğrulamak ve belgenin bütünlüğünü onaylamak için teknolojinin kullanıldığı bir süreçtir.

Islak imza ile hukuki geçerliliği aynı olan elektronik imza, elektronik ortamlarda yapılan işlemler esnasında gerçekleşen bilgi akışının kişiye ait olduğunu ve inkar edilemeyeceğini garantiler. Kısacası elektronik işlemlerde, kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğunu kanıtlar.

İşletme kaşelerinin de elektronik formata dönüştürülmesi mümkündür. Bahsi geçen bu formata, mali mühür denir.

e-İmza Nasıl ve Nereden Alınır?

Elektronik imza almak isteyen kişi veya kurumlar öncelikle e-imza başvurusu yapmalıdır. İlgili başvurular BTK tarafından onaylanmış, Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarına yapılmalıdır.
http://www.btk.gov.tr/bilgi_teknolojileri/elektronik_imza/eshs.php

e-İmza Başvurusu İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

E-İmza başvuruları bireysel ve kurumsal olarak olarak ikiye ayrılmaktadır. Olası iki durum için de talep edilen belgeler değişiklik göstermektedir. Bu belgeler aşağıdaki gibi listelenebilir;

Bireysel e-İmza başvurusu için hangi belgeler gerekir?

• https://www.btk.gov.tr/elektronik-sertifika-hizmet-saglayicilari adresinde yer alan hizmet sağlayıcılar aracılığı ile e-imza’ ya hızlıca başvurabilirsiniz.

Kurumsal e-İmza için hangi belgeler gerekir?

• Ticaret Sicil Memurlukları’ndan son 6 ay içinde aldığınız faaliyet belgesinin aslı
• İçerisinde T.C. kimlik numarasının bulunduğu; nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve geçerli resmi kimlik belgesinin aslı
• İmza sirküleri fotokopisi
• Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu

E-İmza başvurunuza dair tüm süreçleri KAMU SM üzerinden yürütebilirsiniz.

Kimler e-İmza Alabilir?

Gerekli kimlik bilgilerini ve başvuru formunu ibraz eden herkes bireysel e-İmza alabilir. Özellikle serbest meslek ile uğraşıp, serbest meslek makbuzu kullanacak olan kişilerin e- imza başvurusu yapmaları son derece önemlidir.

Ayrıca birçok kamu personeli de Kamu SM üzerinden e-imza başvurusunda bulunabilir.

e-İmza'nın Kullanıldığı Yerler

Dijital dönüşüm ile işletmelerin sıklıkla tercih ettiği e-Faturalar başta olmak üzere, birçok alanda e-imza kullanılmaya başlanmıştır. Fakat E-İmza’yı ıslak imzadan ayıran en önemli özellik, kullanım alanlarıdır. E-İmza’nın kullanıldığı alanlar ne yazık ki ıslak imzaya göre daha sınırlıdır.

• E-Devlet uygulamalarında (turkiye.gov.tr)
• E-Fatura işlemlerinde
• E-İmzanın zorunlu tutulduğu kamu projelerinde (UYAP, Sanayi Bakanlığı, EKAP, vb.)
• MERSİS Projesi kapsamında ticari sicil işlemlerinde,
• Gümrük ve dış ticaret işlemlerinde,
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Sisteminde,
• Çalışan hizmet sözleşmelerinde ve diğer tüm sözleşmelerde,
• Banka talimatlarının gönderilmesinde,
• Performans, izin, fazla mesai ve masraf onay formlarında,
• Genel Kurul, Ortaklar Kurulu ve Yönetim Kurulu kararlarının imzalanmasında,
• Bayi ağı iletişiminde sipariş sürecinde,
• Elektronik arşivin e-imzalanmasında,

E-İmza’yı tercih edebilirsiniz.

e-İmza Nasıl Kullanılır?

E-İmza’yı kullanabilmeniz için uygulamanız gereken bazı teknik adımlar mevcuttur. Servis sağlayıcılarınızın yönlendirmesi ile bu teknik adımları uygulayabilir ve aktivasyon işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.

Teknik işlemlerin ardından, e-imzanız kuruluma hazır hale gelir. E-İmza’nızı ihtiyaç duyduğunuz her an kullanmaya başlayabilirsiniz.

e-İmza Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Elektronik imza, ıslak imzaya nazaran birçok avantajı da beraberinde getirir. Elektronik imzanın kullanıcılarına sağladığı önemli avantajlar, genel itibariyle üç ana başlık altında toplanabilir.

Bu başlıklar aşağıdaki gibi listelenir:

Zaman Tasarrufu

E-İmza’nın sağlamış olduğu zaman tasarrufu, kullanım avantajlarına verilebilecek en iyi örneklerin başında gelir. Şirket açılışından, bireysel işlemlere kadar, ıslak imza ile yapılması gereken birçok işlemi artık internet aracılığıyla yapabilirsiniz. Böylelikle resmi işlemler için ayırmış olduğunuz zamanı daha verimli yönetebilirsiniz.

Doğaya Olumlu Etki

Islak imza kâğıt üzerine atıldığından, bahsi geçen bu işlemler için çok sayıda kâğıt kullanılması gerekir. Yoğun kâğıt kullanımı ise ağaçlara ve doğaya büyük zararlar verir. Ancak elektronik imza kullanımı, tüm bu işlemleri dijitale taşır. Böylelikle kağıt kullanımı minimuma iner, doğaya verilen zararlar ciddi ölçüde azalır. Ayrıca ıslak imza gerektiren işlemlerde gerçekleşen kargo süreçlerini de ortadan kaldırır. Kargo araçlarının yakıt tüketimi ve karbon salınımını bir hayli düşürür.

Siber Güvenlik

İnternet ortamında gerçekleşen her işlemde, güvenlik bir tehdit unsurudur. Elektronik imza ile resmi işlemler oldukça güvenli bir şekilde gerçekleştirilebilir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda, e-İmza oluşturma araçlarının sahip olması gereken nitelikler açıkça belirtilmiştir. Bu sebeple ilgili araçlarda bulunan veriler tamamen gizlidir ve araç dışına çıkarılamaz. Sonuç olarak, verilerin üçüncü kişilerin eline geçmesinin önüne geçilir, güvenliği sağlanır.

e-İmza ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Birçok kullanıcı e-İmza ile ilgili birçok detay hakkında bilgi sahibi olmak isteyebilir. Tüm bu detaylar ve sıkça merak edilen başlıklar, aşağıdaki gibi listelenebilir.

Süresi Biten e-İmza Nasıl Yenilenir?

Elektronik imzanızın süresi bitti ise yenilemek için hizmeti aldığınız servis sağlayıcısına talepte bulunabilirsiniz. Halihazırda kullandığınız cihaz, bilgisayarınıza bağlı olduğu takdirde yenileme işlemi yapılabilir. Tabii ki yenileme işlemini, imzayı satın aldığınız firmadan yapma zorunluluğunuz bulunmaz. Farklı bir aracı firmayla da e-imza yenileme başvurusu yapabilirsiniz.,

e-İmza Ne Kadar Sürede Çıkar?

Kamu SM ile başvuru işlemini tamamladığınız E-imzanız, anlaşmalı kurye firması ile 15 gün içerisinde tarafınıza ulaştırılır.

e-İmza Almak Ücretli Mi?

e-İmza kullanım ücreti, Sertifika süresine bağlı olarak Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı tarafından belirlenmektedir.

e-İmza Güvenilir Mi?

Güvenli elektronik imza ancak Nitelikli Elektronik Sertifika aracılığıyla sağlanabilir. Nitelikli Elektronik Sertifika almak için başvurulabilecek kurumlar, Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun internet sayfasında paylaşılmaktadır.