e-İrsaliye Nedir? Nasıl Kullanılır?

e-İrsaliye Ne İşe Yarar?

“e-İrsaliye ne işe yarar?” sorusundan önce “e-İrsaliye nedir?” sorusunu yanıtlamakta fayda var. e-İrsaliye, iş ve ticaret hayatında en çok kullanılan belgeler arasında yer alan irsaliyenin dijital ortamda düzenlenmiş halidir. Bir malın A noktasından B noktasına sevkiyatı veya satıcıdan alıcıya sevkiyatı gibi süreçlerde kullanılan irsaliye işlevine göre 2 farklı tipte düzenlenir: Sevk irsaliyesi ve taşıma irsaliyesi.

Klasik kağıt irsaliye ile aynı özelliklerdeki e-irsaliye, sevk irsaliyesi olarak düzenlenir. Dijital olarak düzenlenen sevk irsaliyesi, online platformda oluşturularak alıcıya yine online olarak gönderilir. Malın taşınma sürecinde taşıma irsaliyesi ise kağıda basılı bir şekilde fiziki olarak araçta bulunması veya şoförün istendiği anda elektronik olarak e-İrsaliye görüntüsünü gösterebilir olması gerekir. Sevk irsaliyeleri e-irsaliye olarak düzenlenmelidir, taşınma irsaliyeleri eski usulde düzenlenmeye devam edilebilir.

e-İrsaliyede Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Elektronik ortamda düzenlenen irsaliyede bulunması zorunlu olan bilgileri şöyle özetlemek mümkün:

• e-İrsaliye düzenlenme tarihi ve belge numarası
• e-İrsaliyeyi hazırlayan yani işlemi başlatan şirkete ait bilgiler (T.C. Kimlik Numarası / Vergi Kimlik Numarası, Unvan, Ad, Soyad, Vergi Dairesi, Adres Bilgileri ve İletişim Bilgileri)
• Alıcıya ait bilgiler (T.C. Kimlik Numarası / Vergi Kimlik Numarası, Unvan, Ad, Soyad, Vergi Dairesi, Adres Bilgileri ve İletişim Bilgileri)
• e-İrsaliyeye konu olan taşınacak malın türü ve miktarı
• Fiili Sevk tarihi (Yıl, ay, gün, saat ve dakika şeklinde)
• Malı taşıyacak olan aracın plakası ve şoför bilgileri (İsim, Soyisim ve T.C Kimlik Numarası) ya da taşıma işlemini gerçekleştirecek olan kargo veya lojistik firmasının bilgileri
• Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod /QR kod.
• Teslimat yapılacak adresin posta kodu değeri.

e-İrsaliyenin Avantajları Nelerdir?

e-İrsaliye ile alıcılar, teslim aldıkları ürünlerle ilgili Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sisteminden onay ya da red yanıtı verebilir. Bu sayede teslimat sürecinde, iade ya da çeşitli sorunlar durumunda malların bir kısmı kabul edilirken satıcılar sistem üzerinden bilgilendirilebilir.

e-İrsaliye sayesinde e-fatura ve e-arşiv kullanıcıları online faturalama süreçleri ile muhasebe süreçlerini pratik bir şekilde yönetebilir.

e-İrsaliye kullanmanın en önemli avantajlarının başında işlem kolaylığı ve zaman tasarrufu gelir. Ayrıca kağıt irsaliyenin getirdiği yazdırma, postalama, arşivleme gibi süreçlerden sıyrılabilir ve ilave maliyetlerden kurtulmuş olursunuz. e-İrsaliye, kağıt tüketimini ortadan kaldırdığı için doğanın korunmasına katkı sağlarsınız.

Siz de QNB Finansbank e-irsaliye ürünü ile daha önce oluşturduğunuz e-irsaliyelere ihtiyacınız olan her an, kolayca ulaşabilir ve operasyonel verimliliğinizi artırabilirsiniz.

e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-İrsaliye başvurusu için üç farklı yöntem arasından dilediğinizi tercih edebilirsiniz.

• Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portali üzerinden
• GİB onaylı özel entegratörler üzerinden
• Doğrudan entegrasyon yöntemi

GİB portalı üzerinden e-irsaliye başvurusu için portale girişi yaptıktan sonra 'araçlar' menüsünü kullanarak ulaştığının 'Kullanıcı Bilgileri' bölümünden 'e-İrsaliye Kullanmak İstiyorum' sekmesinden taleplerini iletebilir. Bu yöntemi kullananların GİB'e herhangi bir bildirim ya da dilekçe yazmaları gerekmez.

GİB onaylı entegratörler üzerinden başvurunuzu yaparak e-irsaliye sistemine kolayca geçiş yapabilirsiniz. Özel entegratörler aracılığıyla e-irsaliye başvurusu yaptıktan sonra GİB'e herhangi bir bildirimde bulunmanıza gerek kalmaz.

Doğrudan entegrasyon ile e-irsaliye başvurusu için ise GİB'e dilekçeyle başvuruda bulunarak test tanım formunu doldurmaları gerekir. Fiziki ortamdaki (kağıt ile) başvurularınız GİB'e ulaştıktan sonra e-irsaliye testlerini başarıyla tamamlayan işletmeler e-irsaliye sistemini kullanmaya başlayabilir.

e-İrsaliye Mükellefleri için e-Fatura Zorunlu mu?

e-İrsaliye mükellefi olma ve e-fatura zorunluluğuna dair esaslar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenir. Ülkemizdeki yürürlükteki mevcut düzenlemeye göre e-irsaliye uygulamasına geçiş yapabilmek için e-fatura zorunluluğu bulunuyor.

Demir ve çelik (GTİP 72), demir veya çelikten eşyalar (GTİP 73) üreten, ithal ya da ihraç eden işletmelerden basit usul mükellefiyeti kapsamı dışındakiler, e-fatura şartına bakılmadan e-irsaliye uygulamasına zorunludur.

Ayrıca, 2022 hesap döneminden itibaren geçerli olmak üzere 10 milyon TL ve üzerindeki ciro haddine sahip olan ve e-fatura kullanıcısı olan işletmeler için e-irsaliye zorunluluğu bulunur. Bu işletmelerin 2023 yılının yedinci ayının başından itibaren e-irsaliye uygulamasına geçmeleri gerekir.

e-İrsaliye Nasıl Gönderilir?

E-İrsaliye göndermek için GİB portali ya da çalıştığınız entegratör platform üzerinden belge için zorunlu olan bilgileri girmeniz ve e-irsaliyenizi oluşturmanız gerekir. Gereken bilgileri sisteme girdikten sonra oluşturduğunuz e-irsaliyeyi saniyeler içerisinde alıcıya ulaştırabilirsiniz.

e-İrsaliye gönderimi yapabilmek için alıcının e-irsaliye mükellefiyeti olma zorunluluğu aranmaz. Gönderici e-İrsaliye uygulamasını kullanıyorsa, düzenlediği tüm sevk irsaliyeleri e-İrsaliye uygulamasında düzenlenmelidir.

Ticari bir malın nakliye süreci boyunca taşıyıcı araçta e-irsaliyenin kağıt dökümü veya elektronik belge görüntüsü mutlaka bulunmalıdır. Kolluk güçlerince ya da ilgili birimler tarafından yapılan yol denetimlerinde kağıt çıktı veya elektronik belge ibraz edilmelidir. İbraz edilen belgeler ilgili personel tarafından Gelir İdaresi sisteminden teyit edilir.

e-İrsaliye Hangi Durumlarda Kesilir?

Yasal mevzuatlar gereği ya da tercihen e-irsaliye sistemi kullanıcısı olan işletmeler, herhangi biri malı taşıdığı ya da taşıttırdığı durumlarda e-irsaliye belgesi düzenlenmelidir. Ticari bir malın alışverişinde, malı taşıyan taraf e-irsaliyeyi oluşturmalıdır. Bir başka deyişle malı satıcı taşıyor ya da taşıttırıyorsa satıcı tarafından; alıcı taşıyor ya da taşıttırıyorsa alıcı tarafından e-irsaliye belgesi düzenlenerek karşı tarafa iletilmelidir.

Bu durumlar dışında eğer bir malın nakliyesi üçüncü bir işletmeye (lojistik şirketi ya da kargo şirketi) ait depo, antrepo gibi alanlardan yapılırsa e-irsaliye malı taşıyacak olan lojistik şirketi tarafından düzenlenebilir.

e-irsaliye düzenlenirken düzenlenme tarihi / zamanı ve fiili sevkiyat tarihi / zamanı olmak üzere iki adet zaman değeri söz konusudur. e-irsaliye düzenlenme tarihi, fiili sevk tarihinden sonra olamaz. Bir başka ifadeyle e-irsaliye geriye yönelik kesilemez.

Kesilen e-İrsaliye İptal Edilebilir mi?

e-İrsaliyeyi düzenleyen, malları taşıyan ya da taşıttıran ve alıcıya gönderen tarafın belgeyi iptal etmesi mümkün değildir. Düzenlenen e-irsaliye iptali sadece alıcı tarafından malın fiili sevk tarihinden önce red yanıtı ile söz konusu olabilir. Malın fiili sevk tarihinden sonra alıcılar tarafından kısmi ret yanıtları gönderebilir. Bu gibi durumlarda, eğer yeni mal gönderimi gerçekleşecekse veya taşınmış olan mallar alıcısına iade edilecekse, malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir e-irsaliye düzenleme zorunluluğu doğar.

Satıcı ile alıcı arasındaki alışverişin ardından malın taşınmasından önce düzenlenen e-irsaliyenin tamamı, gerekli görülen durumlarda alıcı tarafından reddedilebilir. Genellikle taşınacak olan malın muhteviyatı, miktarı, adedi, sevk tarihi, alıcı bilgileri gibi alanlarda hata olduğunda alıcı irsaliye yanıtı bölümünden belgeyi reddedebilir. Bu durumlarda alıcı tarafından ilave bir işlem ya da belge düzenlenmesine gerek duyulmaz.
Öte yandan oluşturularak karşı tarafa gönderilen e-irsaliyede söz konusu malların muhteviyatında, miktarında, taşıyıcı araç, şoför vb. bilgilerde değişiklik olması durumunda alıcılar fiili sevkiyat tarihinden önce belgeyi reddedebilir. İptal edilen e-irsaliyenin yerine yeni ve doğru bilgilerle yeni bir e-irsaliye oluşturulur.

Sevkiyat işlemi esnasında araç veya şoför değişikliği olması durumunda bu değişiklik ilgili birimlere iletilerek yeni araç veya şoför bilgileriyle yeni bir e-irsaliye oluşturulmalıdır. Oluşturulan yeni e-irsaliyenin şoför tarafından dijital ortamda sunulabilmesi sağlanmalıdır. Eğer sevkiyat işlemi üçüncü bir taraf (lojistik, kargo şirketi) tarafından yapılıyorsa ve şoförün kim olacağı belli değilse; şoför bilgisi yerine taşımayı yapacak firma bilgilerinin e-irsaliyeye yazılması yeterlidir.

QNB eFinans e-İrsaliye ile İşlerinizi Elektronik Ortama Taşıyın!

Siz de QNB eFinans e-İrsaliye sistemine hemen geçiş yaparak tüm işlemlerinizi tek bir platformdan kolaylıkla tamamlayabilirsiniz.

QNB eFinans ile işlerinizi dijitale taşımak, e-dönüşüm hakkında bilgiler almak ve şirketinizi geleceğe taşımak için bizimle iletişime geçmeyi unutmayın!

Bir sonraki içeriğimizde görüşmek dileğiyle.