KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir?

Açılımı “Kayıtlı elektronik posta” olan KEP, günümüzde artık neredeyse herkesin kullandığı e-postanın bir türüdür. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte e-posta birçok alanda kişiler ve kurumlar arasında iletişim aracı olarak kullanılır olmuştur. KEP özellikle ticari hayatın güvenilir şekilde devam edebilmesi, resmi evrakların elektronik olarak daha güvenli şekilde gönderilebilmesi, vb. amaçlar için kullanılan bir e-posta çeşididir. Peki KEP nedir? KEP adresi ne demek? KEP ile ilgili her türlü detayı bu yazıda bulabilirsiniz.

KEP Nedir?

KEP güvenli bir elektronik posta türüdür. Elektronik ortamda gönderilmesi ve karşı tarafa iletilmesi bakımından hukuki delil niteliği taşıyacak kadar güvenli bir iletişim aracıdır. KEP ile gönderilen iletilerin üzerinde herhangi bir değişiklik yapılması mümkün değildir. İletinin göndericisi ve alıcısı sistem tarafından gerekli kontroller yapıldığı için kesindir.

KEP kullanımına ihtiyaç duyulmasının nedenlerinin başında iletilerin güvenli şekilde karşı tarafa ulaştığından emin olma gerekliliği gelir. KEP sayesinde herhangi bir iletinin içeriği üzerinde değişiklik yapılmadığından, iletinin gerçekten gönderici olarak gözüken kişiden geldiğinden ve karşı tarafa ulaştığından emin olunur. Bu sayede özellikle ticaret hayatında işlerin daha hızlı şekilde ilerlemesini sağlanır. Kamu kurumlarının işlemleri daha hızlı ve güvenilir şekilde ilerler. Bu özellikleri sayesinde KEP sistemi aracılığıyla gönderilen iletiler ayrıca hukuken delil olarak kullanılabilir.

KEP güvenli bir ileti gönderim hizmeti sağlaması nedeniyle birçok alanda kullanılır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

• Kamu kurumları içinde ve arasında yapılan resmi yazışmalar
• Kamu kurumları ile özel kurumlar arasında yapılan resmi yazışmalar
• Tüketici şikayetlerinin ve taleplerinin alınması ve cevaplandırılması
• Elektronik sözleşmelerin gönderilmesi
• Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu işlemlerinin yapılması
• Tacirler arasında yapılan iletişimler ve ihtar gönderimleri
• Elektronik fatura uygulamaları
• Tarafların karşılıklı elektronik belge göndermesi
• Ortaklar ve şirket arasında kurulan iletişimler

KEP adresi çeşitli sağlayıcılar tarafından verilmektedir. Siz de KEP adresi sağlayıcısı olan QNB eFinans ile KEP ürününü kullanmaya hemen başlayabilir, işlerinizi hızlı ve güvenle yürütebilirsiniz.

Bireysel KEP adresi başvurusu için gerekli evraklar şunlardır:

• KEP hesabı ön başvuru formu
• Nüfus cüzdanı, ehliyet veya pasaport

Tüzel kişi KEP adresi başvurusu için gerekli evraklar şunlardır:

• KEP hesabı ön başvuru formu
• Şirket sicil tasdiknamesi veya faaliyet belgesinin aslı
• Noter onaylı imza sirküleri
• Başvuru yapan kişinin yetki belgesi ve nüfus cüzdanı (Ehliyet veya pasaport da olabilir)

KEP sistemi ile ileti göndermenin avantajları şu şekilde sıralanabilir:

• İletinin göndericisinin kimliğinden emin olunabilir. Göndericinin kimlik kontrolü sistem tarafından yapıldığı için iletinin gerçekten gönderici olarak gözüken kişiden geldiği kesin olarak bilinebilir.
• Gönderilen iletinin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı konusunda herhangi bir belirsizlik olmaz. Gönderici kişi iletisinin karşı tarafa ulaştığına dair sertifikayı sistemden takip edebilir. Dolayısıyla iletilerin akıbeti konusunda belirsizlik yaşanması durumu söz konusu değildir.
• İletinin karşı tarafa ne zaman ulaştığı konusu nettir. KEP sisteminde ileti karşı tarafa gönderilirken eklenen zaman damgası sayesinde alıcının iletiyi ne zaman aldığı görülebilir.
• İletinin karşı tarafa ulaşmasının yanı sıra okuyup okumadığı bilgisi de KEP sistemi ile takip edilebilir.
• Hızlı işleyen bir sistem olması nedeniyle zaman tasarrufu söz konusudur. Bu sayede faaliyetler daha verimli şekilde yürütülebilir.
• KEP sistemi üzerinden gönderilen iletilerde herhangi bir oynama yapılamayacağından dolayı sistemdeki iletiler güvenli bir arşiv oluşturur.

Standart e-postalarda ise yukarıda sayılan avantajlar söz konusu değildir. İletilerin içeriklerinin değiştirilmesi oldukça kolay olduğundan güvenilirlik azdır. Hukuki anlamda delil olarak sunulan standart bir e-postanın içeriği konusunda anlaşmazlık söz konusu olduğunda ispat yükü göndericiye ait olur.

Kanuni düzenlemelere göre KEP kullanma zorunluluğu yalnızca anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için vardır. Bunlar dışındaki tüzel kişiler ve gerçek kişiler isteğe bağlı olarak KEP kullanabilir.

Ülkemizde KEP ile ilgili yasal düzenleme ilk defa 2012 yılında yürürlüğe giren 6102 Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) ile yapılmıştır. TTK’ya göre tacirler arasında sözleşmeyi feshetme, diğer tarafı temerrüde düşürme ve sözleşmeden dönme bildirimleri noter kanalı, taahhütlü mektup ve telgraf yanı sıra kayıtlı elektronik posta ile de yapılabilir. Bu genel düzenlemenin detaylarının belirlenmesi ise Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’na bırakılmıştır.

TTK’daki hükümle KEP kullanımı konusunda herhangi bir zorunluluk getirilmemişken Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin KEP ile tebligat yapmaları zorunlu tutulmuştur.

KEP adresi ücreti ve elektronik yazışmaların 1 yıl süreyle saklanması için alınan ücretler hizmet sağlayıcılara göre değişiklik gösterir. Fiyat bilgilerine KEP hizmet sağlayıcılarının kendi internet sayfaları üzerinden ulaşılabilir. KEP adresi almak için size uygun olan hizmet sağlayıcıya başvurabilirsiniz.

KEP adresleri tamamen kişisel kullanıma aittir. Bu nedenle başkaları tarafından kullanılması veya başkasına devredilmesi söz konusu değildir.

Tüzel kişilerin KEP adresini yetkili gerçek kişiler tüzel kişi nam ve hesabına kullanır. KEP adresi başvurusu sırasında bir veya birden fazla gerçek kişi tüzel kişi adına KEP adresi kullanmak üzere yetkili olarak sisteme kaydedilir. Başlangıçta yetkilendirilen gerçek kişilerden başka birinin KEP adresini kullanımı söz konusu olacaksa bu kişinin de sonradan işlem yetkilisi olarak sisteme tanımlanması gerekir.

KEP sistemi normal e-postadan farklı şekilde işler. KEP ile gönderilen iletilerin hukuki anlamda delil niteliği taşıyor olmalarından dolayı gönderim sırasında kimlik bilgilerinin doğrulanması ve güvenlik kontrollerinin yapılması söz konusudur.

Gönderici kişi iletisini elektronik olarak imzalayarak KEP hizmet sağlayıcısına gönderir. Hizmet sağlayıcı tarafından gerekli kimlik doğrulamaları ve güvenlik kontrolleri yapılır. Kontrollerin sonucunda bir işlem sertifikası hazırlanır. Gönderinin alındığına dair bu sertifikayı gönderici sistemden takip edebilir. Zaman damgası da eklendikten sonra iletinin alıcıya gönderilmesi sağlanır. Gönderim yapıldıktan sonra iletinin alıcıya ulaştığına dair onay alınır. Gönderici bu aşamaya dair sertifikayı da sistemden görebilir. KEP sistemi alıcının kayıtlı cep telefonuna SMS göndererek posta kutusuna KEP iletisi geldiğine dair bilgilendirme yapar.

KEP kullanmak için e-imza sahibi olmak gereklidir. Karşı tarafa gönderilecek olan iletiler e-imza ile imzalanır. Fakat yalnızca alıcı olarak KEP adresi kullanılacak ve herhangi bir elektronik ileti gönderimi yapılmayacaksa e-imza olmaksızın da KEP hesabı kullanımı söz konusu olabilir.

KEP adresini kapatmak için hesap sahibi gerçek kişinin veya tüzel kişiler için bu konuda yetkilendirilmiş kişinin KEP hizmet sağlayıcısına talepte bulunması gerekir. KEP adresi kapatma talepleri 7 gün 24 saat hizmet sağlayıcılara iletilebilir. Talepler internet sayfası üzerinden veya çağrı merkezi aracılığıyla iletilebilir. Gerekli kimlik ve yetki kontrolleri yapıldıktan sonra KEP adresinin kapatılması işlemi gerçekleştirilir.

Siz de KEP sistemine katılmak istiyorsanız QNB eFinans KEP paketleri arasından size en uygun olanı tercih edebilirsiniz. KEP sistemi ile tüm iletilerinizi güvenli şekilde gönderebilir, işlemlerinizi hızlıca gerçekleştirebilirsiniz.

QNB eFinans, e-Dönüşüm sürecinde ihtiyacınız olan tüm hizmetleri sağlayarak işletmenizin dijitalleşmesine katkıda bulunuyor.

QNB eFinans ile işlerinizi dijitale taşımak, e-dönüşüm hakkında bilgiler almak ve dijital dünyaya kolayca geçiş yapmak için bizimle iletişime geçmeyi unutmayın!

Bir sonraki içeriğimizde görüşmek dileğiyle.