e-Fatura Nedir? (Yeni Başlayanlar İçin Rehber)

Hayatımızın her anında neredeyse bir zorunluluk haline gelen dijitalleşme, artık kurumsal hayatın da ayrılmaz bir parçası oldu. Firmalar hızla iş yapış şekillerini bu değişime uyumlu hale getirerek operasyonel yük, maliyet ve zaman kaybı yaratan süreçlerini dijitale taşıyor. Kuşkusuz firmaların dijitale taşıdıkları süreçlerin başında, bir zorunluluğa dönüşen e-Fatura’ya uygulaması geliyor. Peki, e-Fatura nedir? e-Fatura ile ilgili önemli detaylar nelerdir?
Gelin, yeni başlayanlar için hazırlığımız bu detaylı rehberi birlikte inceleyelim.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura; tamamen elektronik ortamda hazırlanmış ve kesilmiş faturanın, tedarikçiden alıcıya online olarak gönderilmesini ve izlenmesini sağlayan sistemdir. Geçerlilik açısından geleneksel kâğıt faturalar ile arasında hiçbir fark yoktur.

e-Fatura, mükellefi işgücü ve zaman kaybı gibi yüklerden büyük oranda kurtarır. Ayrıca matbaa ve tedarik masraflarını da ortadan kaldırır, bu sayede maliyetleri belirgin düzeyde düşürür.

e-Fatura kimlere zorunlu sorusu, e-Faturaya geçiş sürecinde en çok merak edilen konulardan bir tanesidir. 509 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, kimler e-Faturaya geçmek zorunda sorusunun cevabını şöyle açıklıyor:

• GİB'in 22 Ocak 2022 tarihinde yayımladığı yeni düzenleme de 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL ve üzeri olan şirketlerin, 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-Faturaya geçişini zorunlu kıldı.
• 2022’den itibaren ise cirosu minimum 3 milyon TL olan vergi mükelleflerinin, e-Fatura’ya geçmeleri gerekiyor.
• Konaklama hizmeti veren otel işletmeler de e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan vergi mükellefleri arasında bulunuyor.
• Aracı platformlar veya kendi sitesi aracılığıyla e-ticaret faaliyetlerini gerçekleştiren vergi mükelleflerinin e-Faturaya geçiş şartını taşıması için 2020-2021 yılı dönem cirolarının 1 milyon TL olması gerekiyor. Ayrıca bu mükellefler, 2022 yılında alt sınır olarak 500 bin TL ciro yaptıkları takdirde e-Faturaya geçmek zorundalar.
• Madeni yağ lisansı bulunan veya bu firmalardan ürün alan ve yıllık satış tutarı 25 milyon TL üzeri olan işletmeler,
• ÖTV’ye tabi gazoz, tütün veya alkollü içecek üreten ya da ithal eden firmalar, bu firmalardan ürün alan ve yıllık satış tutarı 10 milyon TL üzerinde olan işletmeler,
• Doğrudan veya komisyoncu olarak sebze ve meyve ticareti yapan firmalarda e-Fatura kullanmak zorundalar.

Bu şartlar, her sene yayımlanan tebliğlerle Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenir. Her sene belirli şirketlerin e-Fatura kullanıcıları arasında olması zorunlu hale getirilir. Siz de daha fazla zaman kaybetmeden e-fatura ile işlem sürelerinizi minimum seviyeye indirebilirsiniz.

Birçok işletme, e-Fatura’nın sağladığı avantajlardan dolayı bu sisteme geçiş yapmak istemektedir. e-Fatura’nın temel avantajları şu şekilde sıralanabilir:

e-Fatura uygulamalarının en önemli avantajlarından biri fatura yönetimi giderlerinde tasarruf sağlamasıdır. Kağıt veya posta ücreti ödemeye gerek kalmadığı için baskı, yazdırma, imzalama, kaşeleme, postalama ve arşivleme gibi maliyetler önemli ölçüde azalır. Otomatize edilen operasyonel süreçler ile işlem süreleri oldukça kısadır. Faturalarınızı kargo ile göndermek yerine, e-Fatura uygulamalarının otomasyonu sayesinde kargoda geçen zamandan tasarruf edebilirsiniz.

e-Fatura alıcısına çok hızlı iletilir. Bu sayede, satışlarınız veya hizmetleriniz sonrasında tahsilat sürecinizi çok daha hızlı başlatılabilir, e-Faturalarınız üzerinden nakit akışınızı daha kolay yönetebilirsiniz. Ayrıca e-Faturalarınız üzerinden sağlanan finansman kaynaklarına ve borçlanma imkanlarına erişim fırsatları ile işletmelerinizin nakit akışına katkıda bulunabilirsiniz.

e-Fatura yönetimi kapsamında hazırlanan faturalarda, manuel olarak yapılan işlemlerden farklı olarak faturalandırma sürecindeki tüm hatalar ayıklanır. Otomatik etiketleme ve sınıflandırma sayesinde, birden fazla alanı birleştirerek belgeler hızla düzenlenir ve diğer belgelerle çoklu bağlantılar oluşturulur. Entegre e-Fatura yönetimi sistemleri, işletmeleri potansiyel büyümeye hazırlar ve değişen ticari işlem ihtiyaçlarını karşılamak için gereken altyapıyla donatır. Daha fazla fatura almaya başladığınızda fatura hacmindeki artış, yazılım otomasyonu yardımıyla kolayca kontrol edilebilir. Böylece, ödemeleriniz zamanında teslim edilir ve nakit akışınız sabit kalır.

Dijital dönüşüm kapsamında, Türkiye’deki vergi ve yasal düzenlemelerin yanı sıra küresel çapta da uygulamalar sürekli olarak güncellenmektedir. Özellikle küresel çapta iş yapan işletmeler için ilgili vergi yükümlülüklerini anlamak ve muhasebe sistemlerinin bu düzenlemelere hazır olmasını sağlamak önemlidir. Karmaşık küresel uyumluluk ihtiyaçlarının üstesinden gelecek şekilde donatılmış bir e-Fatura sistemini benimsemek, işletmeleri basitleştirilmiş ve merkezileştirilmiş bir muhasebe sürecine hazırlar. Ayrıca, elektronik olarak işlenen her fatura, denetim döneminde ibraz edilmek üzere hazır olarak otomatik bir şekilde sisteminizde saklanır.

e-Fatura uygulamaları çerçevesinde tüm belgeler, herhangi bir cihazdan veya yerden erişilebilen tek bir platforma kaydedilir. Otomatikleştirilmiş raporlar ve analizler, faturalandırmanıza ilişkin genel bir bakış elde etmenize yardımcı olur. Böylece, mali durum ve nakit akışı hakkında gerçek zamanlı bilgiler elde edilebilir. e-Fatura’ların 10 yıl kadar saklanma zorunluluğu kapsamında da dilediğiniz an belgelerinize kolayca ulaşabilirsiniz. Bu sayede e-Faturalarınıza eksizsiz bir şekilde raporlayarak, daha detaylı incelemeler yapabilirsiniz.

Ortalama bir ofis çalışanının yılda 10.000 adet kağıt tükettiği düşünüldüğünde, e-Fatura’nın işletmenizin karbon ayak izinin azalması ve sürdürülebilirliğe katkı sağlaması için önemli bir araçtır. e-Fatura ile normalde manuel olarak işlenmesi gereken kağıt, sistem üzerinden elektronik olarak aktarılır ve fatura sürecinde kullanılan kağıt miktarı önemli ölçüde azaltılır. Herkes için daha yaşanabilir ve yeşil bir dünya yaratan işletmeniz, müşterilerin ve diğer paydaşların gözünde de değer kazanır.

e-Faturaya geçiş ile tüm bu avantajlardan faydalanmanın yanı sıra, finansal süreçlerinizi dijitale taşıyarak firmanızın büyüme ve gelişimine önemli bir katkı sağlamış olursunuz. QNB eFinans’ın eFatura ürünü ile firma ölçeğinizden bağımsız, işlemlerinizi hızlı ve kolay gerçekleştirerek, tedarikten ödemeye QNB eFinans’ın size sağladığı avantajlardan faydalanabilirsiniz. Siz de hemen şimdi QNB eFinans ile e-Fatura’ya geçerek bu ayrıcalıklarından yararlanmaya başlayabilirsiniz!

Başvuru öncesinde;
Tüzel Mükelleflerin Mali Mühür, Gerçek Kişi mükelleflerin ise e-İmza temin etmeleri gerekmektedir. Mali mühür ve e-İmza başvurunuzu Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin web sitesi üzerinden gerçekleştirebilirsiniz. Başvuru ve ödeme işlemlerinin tamamlanmasının ardından, kısa bir süre içerisinde sertifika alıcısına ulaştırılır.

Mali mührünüz veya e-İmzanız elinize ulaştıktan sonra GİB başvuru formunu doldurarak eFatura’ya geçişininizi tamamlayabilirsiniz eFatura’ya başvuru formunu doldururken aşağıda bulunan 3 farklı Yararlanma Yöntemi’nden birini tercih edebilirsiniz.

GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan, GİB portal uygulamasından yararlanmak için GİB başvurusu sırasında Yararlanma Yöntemi seçeneğinin portal olarak seçilmesi gerekmektedir. Başvuru sonrası GİB Portal’i eFatura sisteminin temel fonksiyonları çerçevesinde kullanmaya başlayabilirsiniz.

Doğrudan Entegrasyon: eFatura’ya geçiş’i kendi bilgi işlem uygulamaları ve altyapıları üzerinden yürütmek isteyen kullanıcıların tercih ettiği bu yöntemde firmalar e-Fatura uygulamasını kendi sistemleri üzerinden doğrudan GİB sistemine entegre ederek geçiş yapabilirler. Bu yöntem teknik bilgi, iş yükü ve yüksek maliyet gerektiğinden daha az tercih edilen bir yöntemdir.

Özel Entegratör: Bu yöntem firmalar arasında en çok tecih edilen ve talep gören başvuru yöntemidir. Mükellefler, GİB’den lisans almış QNB eFinans gibi özel entegratörlerden birini seçerek, özel entegratörlerin altyapıları aracılığı ile uygulamadan faydalanabilirler.

QNB eFinans İle e-Fatura’ya Nasıl Başvuru Yapılır?
QNB eFinans ile e-Fatura’ya web sitesinden ya da 7/24 ulaşabiliceğiniz 0850 250 67 50 numaralı Müşteri Hizmet merkezinden hızlı ve kolayca başvurabilirsiniz. e-İmza ya da mali mührünüz elinize ulaştıktan sonra tek yapmanız gereken; QNB eFinans’ın aktivasyon ekranları aracılığı ile e-Fatura hizmet aktivasyonunuzu tamamlamaktır.

Siz de hemen diğer işletmeler gibi QNB eFinans’ı tercih edin e-Dönüşüme zahmetsiz, hızlı ve güvenle başlayın. Üstelik tüm e-Dönüşüm süreçlerinizi e-Ticaret ve Muhasebe programları ile uyumlu QNB eFinans Portalden kolaylıkla yönetin.

QNB eFinans ile e-fatura kesme işlemi için aşağıda belirtilen adımları takip edebilirsiniz.

• QNB eFinans Portal’a giriş yapın.
• E-Fatura sekmesine tıklayın.
• Giden e-faturalar seçeneği ile işleminize devam edin.
• Kolay e-Fatura Oluşturma sekmesine tıklayın.
• Açılacak olan ekranda belirtilen zorunlu alanları doldurun.
• Bilgileri doldurduktan sonra, faturaya eklemek istediğiniz özel bir notunuz var ise ilgili alana ekleyin.
• Ekranın en alt köşesinde bulunan “Oluştur” butonuna tıklayarak işleminize devam edin.

Tüm aşamaların ardından, oluşturulan faturalar “Taslaklar” bölümüne kayıt edilir. Oluşturduğunuz faturaları görüntüleyebilmek için “Taslaklar” sekmesine ilerleyebilirsiniz. Son olarak, QNB eFinans Portal üzerinden yine “Taslaklar” menüsüne giriş yaparak, tüm faturalarınızı tek tek veya toplu olarak gönderebilirsiniz.

e-Fatura gibi e-Arşiv fatura da bir e-Belge türüdür. e-Arşiv faturalarınız uygulama aracılığıyla düzenlenir ve ilgili alıcısına gönderilir, e-Fatura’yı yalnızca e-fatura kullanıcısı olan işletmelere gönderilirken.e-Arşiv Fatura, e-Fatura mükellefi olan işletmeler tarafından, e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere ve son kullanıcılara gönderilebilir. Taslak görünümü itibariyle e-fatura ve e-arşiv fatura arasında bir farklılık yoktur. Farklılıkları, kapsamları ve süreçleri açısından değerlendirilebilir.

• e-Fatura yalnızca kurumlar arası faturalama imkânı sağlar.
• e-Fatura sisteminde tüm faturaların, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ön kontrolü sağlanır.
• e-Fatura sadece e-Fatura sistemine kayıtlı işletmeler arasında kullanılır.
• 509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenen firmaların e-Fatura kullanması zorunludur. e-Faturaya geçme zorunluluğu bulunmayan işletmeler, talepleri doğrultusunda e-Fatura sistemine başvuruda bulunabilirler.
• e-Arşiv faturası, e-Fatura sisteminde kaydı bulunmayan işletmeler ve son kullanıcılara gönderilen e-Belge türüdür.
• e-Fatura sistemine dahil olan işletmeler e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçiş yapmalıdır.

Bulut tabanlı “QNB eFinans Portal” aracılığıyla tek bir platform üzerinden tüm e-Fatura süreçlerinizi, internet erişimizinin olduğu her yerden kolayca yönetebilirsiniz! İstediğiniz anda tüm faturalarınıza ulaşabilir, dilediğiniz e-posta adresine gönderebilme kolaylığına erişebilirsiniz. Ayrıca e-Fatura’larınızı, QNB eFinans'ın güvencesi ile 10 yıl boyunca ücretsiz olarak saklayabilir, WhatsApp, webchat ve 0850 250 67 50 numaralı Müşteri Hizmet merkezinden 7 gün 24 saat tüm e-Dönüşüm konuları ile ilgili destek alabilirsiniz. Avantajlı QNB eFinans ürün ve hizmetlerinden yararlanmak için hemen başvurun.

Siz de e-Fatura hakkında daha fazla detayı merak ediyorsanız doğru yerdesiniz. e-Fatura hakkında sıkça karşılaştığınız soruları ve cevaplarını sizler için bir araya topladık.

e-Faturaya geçiş yapabilmek için öncelikle TÜBİTAK'tan mali mühür almanız gerekir. Bir tür kurumsal e-imza türü olan mali mühür, TÜBİTAK tarafından size ulaştırılır. Bu mühür olmadan e-Fatura düzenlemeniz mümkün değildir. Tüzel kişilerin alması gereken mali mühür fiyatlarına linkten ulaşabilirsiniz.

e-Fatura'ya geçiş yapmaya karar verdiyseniz, QNB eFinans ürünlerinden ihtiyacınız doğrultusunda avantajlı paketi seçebilir; en uygun fiyatlara, hızlı ve kolayca e-Dönüşüm Ürünleri üzerinden başvurabilirsiniz.

QNB eFinans’ın e-Fatura ve diğer e-Dönüşüm Hizmetleri’ne, yeni Dijital Köprülü’lere özel 2025'e kadar ücretsiz sahip olabilirsiniz. Üstelik Ön Muhasebe ve e-Ticaret entegrasyonu da dahil!

Detaylı bilgi almak için linke tıklayabilir veya 0850 250 67 50 numaralı Müşteri Hizmetleri Merkezi’nden QNB eFinans ile iletişime geçebilirsiniz.

Geçmişte oluşturulmuş ve GİB üzerinden işlenmiş e-Faturalar, QNB eFinans Portal’a kolayca taşınabilir. “e-Fatura Arşiv Taşıma” menüsü mevcut gelen ve giden e-Faturaların yükleme yöntemi ile taşınması, görüntülenmesi ve sorgulanması amacıyla kullanılır.

Aşağıdaki adımları izleyerek işlem yapabilirsiniz;
1. e-Fatura > e-Fatura Arşiv Taşıma > e-Fatura Yükleme menüsü açılır.
2. Dosya Tipi kısmından yüklenecek faturaların Gelen Fatura / Giden Fatura seçimi yapılır.
3. Dosya Tipi seçildikten sonra, yüklediğiniz dosyayı daha sonra kolay bulabilmeniz için her yüklemeye özel bir “Yükleme Anahtarı” belirlemeniz gerekmektedir. Belirleyeceğiniz yükleme anahtarının formatı tamamen size bağlıdır.
4. “Dosya Seç” butonuna basılarak yüklenecek “.zip” uzantılı dosya seçilir. Aylık Gelen / Giden faturalarınızı tek bir zip dosyası halinde getirerek yüklemeniz, işlemleriniz açısından daha sağlıklı olacaktır. Bu şekilde aylık zip dosyaları ve yükleme anahtarlarının eşdeğer ilerlemesini sağlayabilirsiniz.
5. “Kaydet” butonuna basılır.
6. “Kaydet” butonuna bastıktan sonra sistem sizi bir üst menü olan “e-Fatura İşleme” menüsüne yönlendirir.
7. Menü > e-Fatura > e-Fatura Arşiv Taşıma > e-Fatura İşleme menüsü açılır
8. Yükleme Anahtarı kutusuna arşivi sisteme yüklerken belirlediğiniz yükleme anahtarı yazılır ve “Sorgula” butonuna basılır. Bu alanda Yükleme Anahtarı yazılmadan da sorgulama yapılabilmektedir. Bu şekilde yapılan sorgulamalarda yüklediğiniz tüm paketler ekrana listelenir.
9. Yükleme Durumu kolonunda YÜKLENDİ durumu görüldükten sonra Listele butonuna basılır.
10. Listele butonuna basıldığında yüklenen paket içerisindeki tüm faturalar aşağıdaki şekilde sayfanın alt kısmında listelenir. Ekran görselindeki işaretli checkbox ile yüklenen paket içerisindeki tüm faturalar seçilir.
11. İşlemler menüsünden “Portal’a Aktar” seçeneği seçilir ve “Başlat” butonuna basılır.

Faturaların portala aktarılmasını istememeniz durumunda, (örneğin; olası bir hatalı yükleme durumunda) bu menüde bir işlem yapmayarak Paket listesinde “Dosyayı Kapat” seçeneği kullanılabilir.

Yüklenen faturalarınızı Taşınan Gelen Fatura ve Taşınan Giden Fatura menüleri üzerinden kontrol edebilirsiniz.

Hayır, kesilen e-Fatura’nın sistemde kayıtlı olması yeterlidir. Dilerseniz faturayı gelecek dönemlerde ortaya çıkarmak için arşivleme yapabilirsiniz.

Ticari faturalara alıcısı tarafından “Ret” edilebildiği gibi iade de yapılabilir. Daha önce gelen bir faturanın tümü ya da bir kısmı için iade işlemi gerçekleştirilecekse “Fatura Tipi” seçeneği 42 “İADE” olarak seçilebilir.

“TİCARİ FATURA”lar “KABUL” ya da “RET” cevabı verilmeden ya da işlem sürecinde olan fatura onaylanmadan, arşive kaldırılma işlemi gerçekleştirilemez. “İade Fatura Oluştur” butonu ile gelen faturalarda hızlıca iade süreci başlatılabilir.

Temel / Ticari fatura türü ayrımı aşağıdaki gibidir;

TEMEL FATURA: Temel faturalar için sistemsel bir ret mekanizması yoktur.
TİCARİ FATURA: Ticari faturalara alıcısı tarafından “Ret” veya “Kabul” cevabı gönderilebilir. Alıcı faturayı reddedecekse 8 gün içinde ret cevabı göndermelidir. 8 gün içerisinde reddedilmeyen faturalar kabul edilmiş sayılacaktır.