Mutabakat Nedir? Nasıl Yapılır?

Muhasebe işlemlerinde en temel prensiplerden biri, borç ve alacak kalemlerinin arasındaki dengedir. Bu denge, borçlu ve alacaklıların arasındaki ticari faaliyetlere bağlıdır. Söz konusu işlemlerdeki borç - alacak durumu doğrulamak için ise mutabakat işlemi yapmak gerekir. Peki, mutabakat nedir, nasıl yapılır ve mutabakat türleri nelerdir?

Mutabakat Nedir?

Mutabakat, ticari faaliyet gerçekleştiren iki taraf arasındaki borç - alacak durumunun karşılıklı olarak teyit edilmesi işlemidir. Karşılıklı anlaşma, uzlaşma anlamları taşıyan mutabakat kelimesi, muhasebe alanında da aynı amacı taşıyan işlemler için kullanılır. Mutabakat işlemi ile taraflar, birbirlerine karşı olan alacak ve borçlarını doğrulayarak muhasebe işlemlerini buna göre yaparlar. Olası anlaşmazlıklarda ise hesaplardaki yanlışlığın bulunarak giderilmesi gerekir.

Mutabakat Nasıl Yapılır?

Mutabakat süreci, işleme konu olan tarafların borç ve alacak bilgilerini birbirleri ile paylaşmasıyla başlar. Genellikle muhasebe departmanlarının kendi aralarında gerçekleştirdikleri mutabakat işleminde taraflar, iş anlaşmalarına bağlı olarak belirledikleri her dönem sonunda borç ve alacak miktarı konusunda teyitleşirler. Karşılıklı gönderilen hesap bilgileri, gerekli durumlarda mali belgelerle de desteklenir.

Mutabakat raporlama araçları veya mutabakat geri bildirim yönetimi sistemlerinin de kullanılabildiği bu işlemde, muhasebe sürecinin devam edebilmesi için tarafların mutabık kalması gerekir. Mutabık kalınmayan durumlarda taraflar, detaylı bilgi ve belge paylaşımı yaparak söz konusu anlaşmazlığın kaynağını bulur ve hataları gidererek mutabakat işlemini tamamlarlar. İşlem türüne göre farklı mutabakat prosedürleri izlenebiliyor olsa da temel süreç bu şekildedir.

Mutabakat Türleri Nelerdir?

Mutabakat işlemi, sadece iki ticari firma arasında, borç - alacak odağında gerçekleşen bir süreç değildir. Bu işlem bir işletme ile banka veya vergi dairesi arasında da yapılabilir. Ayrıca mutabakatın amacı, stok durumu ile defter kayıtlarını eşleştirmek de olabilir. Bu açıdan baktığımızda mutabakat türlerini şu beş başlık altında toplayabiliriz:

1. e-Mutabakat
2. Cari hesap mutabakatı
3. Banka mutabakatı
4. Stok mutabakatı
5. BA/BS mutabakatı

Şimdi, bu mutabakat türlerine daha yakından bakalım.

e-Mutabakat

e-Mutabakat, şirket ve işletmelerin mutabakat işlemlerini elektronik ortamda yapmalarını sağlayan dijital bir sistemdir. Mutabakat yazılımı olarak da tanımlayabileceğimiz bu sistem, mutabakat süreç otomasyonu sunar. Yani e-Mutabakat platformları ile süreç otomatikleşir ve olası hatalar en aza inerek anlaşmazlıkları ortadan kaldırır. Zaman tasarrufu da sunan e-Mutabakat sistemleri ile mutabakat yapmak daha kolay bir hale gelir.

Cari Hesap Mutabakatı

Cari hesap mutabakatı, ticari firmaların kendi aralarındaki alış ve satışlardan doğan borç ve alacakların teyit edilmesi işlemini ifade eder. Cari hesap kontrolü yapılarak borç - alacak tutarlarını hesaplayan işletmeler, elde ettikleri bilgileri birbirleri ile paylaşarak mutabakat sağlarlar. En temel yöntem olan cari mutabakat, geleneksel yöntemlerle veya e-Mutabakat yazılımları ile yapılabilir.

Banka Mutabakatı

Banka mutabakatı, şirket ve işletmelerin bankalar aracılığıyla yaptıkları işlemler ve hesap bakiyeleri ile muhasebe kayıtlarının karşılaştırılmasını kapsar. Dönem içerisinde, banka sisteminde kayıtlı olan bakiye, borç, ödeme, para transferi gibi işlemlerin tümü mutabakat işlemine konu edilir. Mutabakatın sağlanması ile hesap defterlerindeki kayıtlar doğruların ve olası problemlerin önüne geçilir.

Stok Mutabakatı

Stok mutabakatı, bir depo veya mağazadaki ürün stoku ile giren - çıkan mal miktarının eşleşip eşleşmediğini kontrol etmek için yapılır. Bu süreçte tedarik edilen mal miktarı ile satışı yapılan mallar, defterdeki veya sistemdeki kayıtlarla karşılaştırılarak teyit edilir. Stok mutabakatı sayesinde hatalı satış işlemleri ve kayıp mallar tespit edilebilir.

BA/BS Mutabakat

BA/BS mutabakatı, belirli bir dönem içerisinde kesilen ve alınan faturalara ilişkin tutarların vergi dairesine bildirilmesini sağlayan zorunlu mali mutabakat sistemlerinden biridir. Vergi Usul Kanunu kapsamında zorunlu tutulan bu mutabakat türü, BA/BS formu doldurma işlemini kapsar. Vergi mükellefleri, ürün ve hizmet alımları için BA (Bildirim Alış) formu, ürün ve hizmet satışları için ise BS (Bildirim Satış) formu doldurarak bağlı bulundukları vergi dairesine gönderirler.

Mutabakat Avantajları Nelerdir?

Finansal mutabakat, avantajları olan bir işlemdir. Bu işlem sayesinde firmalar muhasebe süreçlerini doğru ve verimli bir şekilde devam ettirebilirler. Mutabakat yapmanın başlıca faydası, finansal durumun net bir şekilde görülmesi ve iş yapılan diğer firmalar tarafından da onaylanmasıdır. Yıl boyunca muhasebe kayıtlarını doğru tutarak şirketin artı ve eksi bakiyelerini doğru bir şekilde görmek önemlidir. Bu durum da mutabakat işlemleri ile sağlanır.

Mutabakat yapmak, ticari işlemlerin tarafları arasındaki anlaşmazlıkların da ortadan kalkmasını sağlar. Hesapların doğrulanabilmesi için mutabık kalmak zorunludur ve hesaplardaki yanlışlıklar, mutabakat işlemi ile tespit edilerek düzeltilebilir.

e-Mutabakat sistemi kullanan işletmeler ise ekstra avantajlara sahip olurlar. Mutabakat işlemlerinin elektronik ortamda yapılması önemli bir kolaylık sağlar ve buna bağlı olarak bu işleme daha az zaman harcanır. Kâğıt kullanımını da ortadan kaldıran e-Mutabakat programları, baskı ve gönderim masraflarını azaltır. İnternet üzerinden erişilebilen sistem ise iş yerine bağımlı kalmadan mutabakat raporlarına erişmeyi mümkün kılar.

Mutabakat ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Mutabakat işlemleri ile ilgili konuları detaylı bir şekilde incelediğimize göre bu konu hakkındaki sıkça sorulan sorulara kısaca cevaplar verelim.

Mutabakat Geri Bildirim Süresi Ne Kadardır?

Mutabakat geri bildirim süresi 1 aydır. Alınan bir mutabakat belgesine 1 ay içinde itiraz edilmemesi halinde belgedeki tutarlar kabul edilmiş sayılır.

Mutabakat Neden İstenir?

Mutabakat; vergi yükümlülüklerini takip etmek, ticari güvenilirliği sağlamak, ödeme ve tahsilat süreçlerindeki anlaşmazlıkları önlemek ve olası mevzuat ihlallerinin önüne geçmek amacıyla istenir.

Mutabakat İşlemi Zor mu?

Mutabakat, muhasebe kayıtlarını doğru bir şekilde tutan işletmeler için oldukça kolay bir işlemdir. Fakat geleneksel yöntemlerde çok sayıda belgenin fiziki takibi ve el ile düzenlemeden kaynaklı hataların oluşma riski, mutabakat işlemlerini bir miktar zorlaştırır. Bu süreçler, e-Mutabakat ve benzeri yazılımlar ile kolaylaştırılabilir.

Mutabakat İşlemi Zorunlu mu?

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında cari hesap mutabakatı ile BA/BS mutabakat işlemlerinin yapılması zorunludur.

Mutabakat gibi zaman zaman karmaşık hale gelebilen ticari faaliyet işlemlerinizi kolaylaştırmak için e-Dönüşüme adım atabilir, mali belgeleri elektronik ortamdan yöneterek hem hataları önleyebilir hem de işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. e-Dönüşüm hakkında detaylı bilgi için “e-Dönüşüm Hakkında Merak Edilenler” başlıklı yazımıza göz atabilir, dilerseniz QNB eFinans e-Dönüşüm ürünlerini detaylı bir şekilde inceleyebilirsiniz.