e-Defter Nedir? Avantajları Nelerdir?

e-Dönüşüm uygulamaları zamanla iş hayatının vazgeçilmez bir parçası haline geldi. Peki bu uygulamalara dahil olan e-Defter nedir? Mükellefleri kimlerdir ve avantajları nelerdir?

e-Defter Nedir?
İşletmeler, vergi mükellefi oldukları için tüm finansal hareketlerini kayıt altına almak zorundadır. e-Defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) gereğince kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu ve maliyeye elektronik imza ile beratlarının otomatik olarak GİB’e iletildiği bir sistemdir. Kayıtlar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standart bir XML formatında hazırlanır. e-Defter kullanan işletmeler, kullanmaya başladıkları tarihten itibaren kağıt defterleri için kapanış tasdiki yaptırmalıdır.

e-Defter Kullanımı Kimler için Zorunludur?
e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu olan mükelleflerin ve Türk Ticaret Kanunu gereğince bağımsız denetime tabi olan şirketlerin e-Defter uygulamasına dahil olması zorunludur. 2021 yılı cirosu 4 milyon TL’yi geçen firmaların 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçmeleri gerekirken, 1 Ocak 2023 tarihine kadar da e-Defter uygulamasına geçmeleri gerekir. e-Fatura kullanma zorunluluğu olmayanlar ise bu sisteme gönüllü olarak da dahil olabilir.

e-Defter’in Avantajları Nelerdir?
Şirketlerin onaylı defterlerinin VUK gereğince 5 yıl, TTK gereğince 10 yıl süreyle saklanması gerekir. e-Defter uygulaması ile belgeler elektronik ortamda 10 yıl muhafaza edilebilir ve istenildiği zaman bu belgelere erişilebilir. Yevmiye ve büyük defterlerin noter onayıyla kağıda basılma maliyetini ortadan kaldırır. Belge standartlarının uluslararası formatta olması sebebi ile çok uluslu şirketlerin düzen ve çalışma prensiplerine uygundur.

e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Defter başvuruları elektronik ortamdan yapılmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesinden başvuru formunun ve taahhütnamenin doldurulması gerekmektedir. Bu süreçte:
* En az 1 tane mali mühür temin edilmesi
* QNB eFinans gibi e-Defter uyumluluk onayı olan bir yazılımla çalışılması
* Mevcut muhasebe programında e-Defter sürecine uygun formatta veri hazırlanması
(e-Dönüşüm modülleri ya da eFinans Konnektör ile)
* e-Defter’lerin birincil ve ikincil kriptolu saklanması için hizmet alınması
adımlarının değerlendirilmesi gerekir.

e-Defter ile İş Akışı
e-Defter hazırlanması için takip edilmesi gereken adımlar sırasıyla şu şekildedir:
* Yevmiye defter boyutu sınırının aşılıp aşılmadığına bakılır ve defter imzalanır.
* Yevmiye defterin şema ve şematron kontrolü yapılır.
* Yevmiye defteri beratı oluşturularak imzalanır.
* Berat için şema ve şematron kontrolü yapılır ve berat sıkıştırılır.
* Hatasız oluşan dosyalar GİB’in internet sitesine yüklenir.

e-Defter İşlemlerini Yönetmenin En Kolay Yolu: QNB eFinans
Bulut tabanlı “QNB eFinans Portal”imiz aracılığıyla tek bir platform üzerinden, tüm e-Defter süreçlerinizi internet erişimizinin olduğu her yerden kolayca yönetebilirsiniz! Mevcut defter datanız ile QNB eFinans Portal üzerinden kolayca e-Defter ve beratlarınızı oluşturarak GİB’e gönderebilirsiniz. 7/24 kesintisiz müşteri desteğimiz, whatsapp ve webchat dijital asistanımız ile tüm e-Dönüşüm süreçlerinizde yanınızdayız. Avantajlı QNB eFinans ürün ve hizmetlerinden yararlanmak için buraya tıklayın, sizi arayalım!