e-Dönüşüm Hakkında Doğru Bilinen Yanlışlar

e-Dönüşüm; hem maliyet hem de verimlilik kayıplarına neden olan kağıt ortamda düzenlenen belgelerin elektronik ortama taşınarak dijital dünyada gerçekleştirilmesi olarak tanımlanabilir. e-Dönüşüm sayesinde klasikleşmiş süreçler hem daha hızlı hem de hatasız bir şekilde yürütülür. e-Dönüşüm ürünlerine geçiş işlemlerinin farklılık göstermesi ve çeşitli nedenlerden dolayı şirketler, e-Dönüşüm hakkında yanlış bilgilere sahip olabilmektedir. Geçişin zor olduğu düşüncesi, iptal ve iade işlemlerinin yapılamayacağı fikri ve daha pek çok yanlış düşünce, e-Dönüşüm uygulamaları hakkındaki doğru bilinen yanlışlar arasındadır. Aslında düşünülenin tam aksine e-Dönüşüm, firmalara birçok kolaylık sağlar.

e-Dönüşüm Nedir?

e-Dönüşüm; e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv gibi elektronik ürünleri kapsayan ve firmaların kağıt üzerinde gerçekleştirdikleri tüm işlemleri elektronik ortama taşıyarak dijital dünyada oluşturulmasını sağlayan uygulamaların bütünüdür. e-Dönüşüm, işlemleri daha hızlı ve verimli gerçekleştirebilmenize yardımcı olur. Şirketinize ait önemli verilerin tümü kullandığınız altyapılarda saklanır. Zamandan, maliyetten ve geleneksel tüm iş yüklerinden tasarruf etmenizi sağlayan e-Dönüşüm hizmeti, firmanız için çeşitli avantajları beraberinde getirir.

Kullandığınız özel entegratör altyapılarına bağlı olarak e-Dönüşümden faydalanırken desteklerden, eğitimlerden ve müşteri hizmetleri ekiplerinden yardım alabilirsiniz. e-Dönüşüm portalleri sayesinde tüm uygulamalarınızı tek bir platformdan kontrol edebilme olanağı elde edebileceğiniz gibi hızlı tam entegrasyon, her yerden erişim gibi imkanlardan da faydalanabilirsiniz.

Pek çok avantaj sunan e-Dönüşüm, firmaların iş yüklerini büyük ölçüde azaltır. Yine de işlemlerini bugüne kadar kağıt üzerinde ve geleneksel prosedürlere bağlı kalarak yürütmüş firmalar e-Dönüşüm sürecinden çekinmektedir. Yeni e-Dönüşüm takvimi ise bazı şartları yerine getiren firmaları belli bir tarihe kadar e-Dönüşüme geçme zorunluluğuna tabi tutmuş durumdadır.

Yukarıda belirtilenler ve daha fazlası e-Dönüşümün firmalara sunduğu avantajlardan yalnızca birkaçı. Firmalar ise her ne kadar avantajları göz önünde bulundursa da geçiş işleminin zor olacağını düşünerek ve daha pek çok doğru bilinen yanlışlar nedeniyle e-Dönüşüm ürünlerini kullanmaktan çekinmektedir. İşte e-Dönüşüm hakkında doğru bilinen yanlışlardan bazıları:

1. Başvuru Sürecinin Zorluğu

Çoğu firma, e-Dönüşüme başvuru sürecinin zor olduğunu düşünür ancak aslında e-Dönüşüme başvurmak ve geçmek son derece kolaydır. Kullanılmak istenen e-Dönüşüm ürünleri için başvuru online olarak yapılır ve tamamlanır.

2. Mali Mühür Taşıma Mecburiyeti

Mali mühür, firmaların oluşturdukları e-Belgeleri elektronik olarak imzalayabilecekleri firma kaşe imzası yerine geçen elektronik imza türüdür. Mali mühre e-Dönüşüm ürünlerinin gerek aktivasyonu gerekse de kullanımı sırasında ihtiyaç duyulabilmektedir. Özel entegratörle çalışmanın en büyük artılarından biri de e-Belgeleri entegratör mali mührü ile imzalayabilmektir. İlk firma GİB aktivasyonu ve e-Defter’lerin imzalanması haricinde ekstra herhangi bir işlemde ihtiyaç duyulmayacağından mali mührünüzü yanınızda taşımak mecburiyetinde kalmazsınız.

3. e-Dönüşüm Ürünlerinde İptal İşlemi Yapamamak

Firmaların doğru bildiği yanlışlardan biri de iptal, iade ve itiraz işlemlerinin yapılamayacağının düşülmesidir. Tıpkı matbu faturalarda olduğu gibi e-belgelerde de iptal işlemleri kolayca gerçekleştirilebilir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, 8 günlük sürenin aşılmamasıdır. Notere başvuru, KEP adresine gönderim, özel entegratör ve Gelir İdaresi Başkanlığının portalı da dahil olmak üzere farklı yöntemler kullanılabilir. İptal yöntemlerinden biri olan notere başvuru iki tarafın uzlaşmasıyla sağlanır. KEP adresine gönderim yönteminde ise taraflar birbirine itiraz talebini iletir. Uzlaşma sonucunda ise faturanın iptali gerçekleştirilir. Ticari e-Faturalar ve e-Arşiv faturalar özel entegratör sistemleri üzerinden kolaylıkla iptal edilebilir. Bir diğer yöntem Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu portal üzerinden fatura iptal / itiraz işlemidir. Sonuç olarak e-Dönüşüm ürünlerinde iptal işlemini gerçekleştirmek için birçok yol vardır ve iptal işleminin yapılamaması gibi bir durum söz konusu değildir.

4. T.C. Kimlik Numarası Girme Zorunluluğu

Bazı firmalar müşterilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaralarını girme zorunluluğu bulunduğunu düşünür ve e-Dönüşüm sistemine geçiş yapmaz. Bilinenin aksine, eğer müşteriniz e-Fatura kullanıcısıysa vergi numarasıyla gönderim yapabilirsiniz. e-Arşiv faturalarda ise alıcının T.C. kimlik numarasını girme zorunluluğu yoktur.

5. Faturaların Kaybolabileceği Düşüncesi

e-Dönüşüme geçtiğinizde Gelir İdaresi Başkanlığı portalı 6 aya kadar olan belgelerinizi saklar. 6 aydan sonra ise otomatik olarak siler. Gelir İdaresi Başkanlığının faturaları ve belgeleri saklayacağına dair herhangi bir taahhüdü yoktur ancak taahhüdün olmaması faturalarınıza 6 ay geçtikten sonra hiçbir şekilde erişemeyeceğiniz anlamına gelmez. e-Dönüşüm hizmetini özel entegratörler aracılığı ile almanız durumunda entegratörünüzün sunduğu avantajlar ölçüsünde faturalarınızı güvenle saklamanız ve geçmiş faturalarınıza dilediğiniz zaman ulaşmanız mümkün olacaktır.

QNB eFinans, sunduğu e-Dönüşüm çözümleriyle firmalara birçok avantaj sağlar. 7/24 müşteri desteği, tek portal üzerinden, her yerden erişim imkanı ile işlemlerinizi kolayca gerçekleştirebilir, QNB eFinans ile işlerinizi dijitale taşıyarak dijital dünyaya kolayca geçiş yapabilirsiniz.